Pengertian
Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.
Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.
Unsur dan Tiang Dasar Organisasi Formal
3 Unsur pokok organisasi formal :
1. Sistem kegiatan terkoordinasi
2. Kelompok orang
3. Kerjasama mencapai tujuan
Tiang dasar teori organisasi formal:
1. Pembagian kerja
2. Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal)
3. Struktur
4. Rentang kendali
Ciri-Ciri Organisasi Formal
1. Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.
2. Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi
3. Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.
4. Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.
5. Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.
6. Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.
7. Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.
8. Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.
9. Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.
10. Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.
Ciri-ciri suatu organisasi formal berkaitan dengan suatu fenomena yang disebut komunikasi jabatan. Hubungan dibentuk antara jabatan-jabatan, bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan.
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya
Strategi menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para pimpinan dan bawahan. Menurut Chandler, pengubahan strategi mengakibatkan perubahan desain organisasional. Peningkatan kompleksitas menyebabkan struktur tersentralisasi menjadi tidak efisien. Perusahaan-perusahaan harus mengubah strukturnya menjadi struktur yang desentralisasi.
2. Lingkungan yang melingkupinya
Dalam hal ini perlu dibedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :
· Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau secara tiba-tiba.
· Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi (perubahan) mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.
· Lingkungan bergejolak (turbulent environment), yaitu lingkungan di mana sering terjadi perubahan secara drastis.
3. Teknologi yang digunakan
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang- barang atau jasa akan membedakan struktur organisasi. Semakin kompleks teknologi, semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen. Perusahaan yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tingkat teknologinya.
4. Ukuran organisasi.
Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan kerjanya yang sangat mempengaruhi struktur organisasi.Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus dipilih struktur yang tepat.
5. Anggota (pegawai/karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi
Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerja sama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Para manajer organisasi, terutama para manajer puncak, akan mempengaruhi pemilihan strategi, dan pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi.
Model- model struktur organisasi Formal :
1. Model tradisional
· Dirancang terutama untuk lingkungan yang stabil dan pengubahan yang terjadi di dalamnya dapat diperkirakan.
· Cenderung tidak efisien dalam lingkungan yang sangat bergejolak.
Pada model ini terdapat beberapa tingkatan yaitu :
· Manajemen Puncak, pelaksananya adalah Direktur Pelaksana dan Manajer Umum.
· Manajemen Menengah, pelaksananya adalah Manajer Departemen Fungsional/ Divisi dan Kepala Bagian.
· Manajemen Lini pertama, pelaksananya adalah penyelia/ Supervisor/ Mandor/ Kepala Tukang dan Pengawas Tingkat pertama.
· Karyawan Operasional.
2. Model hubungan manusiawi
Dalam model ini juga diterima konsep speialisasi, rutinitas, dan pemisahan perencanaan dari pelaksanaan sebagai ciri utama organisasi yang efektif. Model ini secara eksplisit mengakui bahwa orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi menurut struktur formalnya. Hal ini mengandung perhatian manajemen akan adanya ”struktur informal” yang ada di seluruh elemen-elemen organisasi.
Model hubungan manusiawi lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian, teknik-teknik, dan perilaku-perilaku struktur offline:
· Kepemimpinannya dapat mengurangi friksi- friksi di antara orang-orang dan jabatan – jabatan mereka dalam organisasi, serta menghubungkan kerja sama yang baik antar para anggota organisasi.
· Menyarankan manajer memanfaatkan organisasi informal dalam departemennya.
· Ditunjukkan sejumlah teknik atau program yang biasanya di bawah yurisdiksi kewenangan departemen personalia.
3. Model sumber daya manusia
Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak adalah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan di mana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.
Konsep model sumber daya manusia mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi – posisi yang berinteraksi. Hal tersebut mengharuskan anggota – anggota organisasi mempunyai hal – hal sebagai berikut :
· Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama
· Jalur untuk memperoleh sumber informasi vertikal dan horisontal yang relevan
· Kemampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan dan perilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan dengan efisien.
Adapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.
Unsur – unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran satuan kerja
Dimensi- dimensi dasar struktur organisasi formal :
1. Pembagian kerja
· Relatif dapat menurunkan keterlibatan kerja, maupun kerja karyawan
· Menimbulkan kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton
· Mengakibatkan tingkat komitmen karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi.
· Dapat mempengaruhi tingkat prestasi organisasi.
2. Wewenang
Hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.
3. Kekuasaan
Kemampuan untuk melakukan hak yang terjadi dalam wewenang
4. Tanggung jawab
Kewajiban untuk melakukan sesuatu, dalam hal ini adalah kewajiban seseorang untuk melaksanakan tugas atau fungsi organisasi atau kewajiban seorang bawahan yang diberi tugas atasannya untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.
5. Rentang kendali
Berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer.
6. Struktur tall
· Mempunyai rentang kendali sedikit / sempit
· Hanya sedikit jumlah karyawan yang berada di bawah kendali seorang atasan sehingga memungkinkan pengawasan dan disiplin yang ketat.
· Diterapkan dalam struktur klasik
7. Struktur flat
Mempunyai rentang kendali melebar / banyak dalam hal rentang kendali dan tingkatan manajemen.
8. Hubungan lini dan staff
9. Komunikasi dalam organisasi
10. Sentralisasi dan desentralisasi
Sentralisasi wewenang terjadi bila wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang. Desentralisasi wewenang terjadi bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi.
11. Rantai wewenang scalar
Berhubungan dengan jumlah tingkatan dalam suatu organisasi dan secara otomatis ada kapan saja seorang individu dijadikan bawahan pada seorang atasan. Untuk membedakan tingkatan wewenang dalam organisasi adalah semakin tinggi tingkatan semakin besar wewenang.
12. Kesatuan perintah
Bertujuan untuk memudahkan koordinasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar